Wichtige Information für alle Kassenbetreiber, -händler, -hersteller oder -berater!
Nutzer von Registrierkassen haben am 31. Dezember jeden Jahres den Jahresbeleg zu erstellen, zu prüfen und danach aufzubewahren (§ 8 RKSV). fiskaltrust ermöglicht die vollautomatisierte Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung.
Details
- Erstellen des Jahresbeleges
Der Jahresbeleg soll (anstelle des Monatsbeleges) am 31.12. des Jahres erstellt werden.
Auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr gilt der 31.12..
Falls Ihre Registrierkasse mit dem Internet verbunden ist, wird der Jahresbeleg an das fiskaltrust.Portal übermittelt und Sie werden durch fiskaltrust per E-Mail über die Abwicklung oder die weitere Vorgangsweise informiert. - Prüfung des Jahresbeleges
Die Prüfung des Jahresbelegs sollte spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen.
Diese Prüfung kann manuell oder automatisiert durch fiskaltrust erfolgen:- Manuell mit der BMF Belegcheck-App am Smartphone. Hierfür muss vorab ein Authentifizierungscode über FinanzOnline angefordert werden. Dies – sowie auch die Prüfung – kann durch Ihren Steuerberater erfolgen.
- Wir empfehlen die automatisierte Prüfung über Ihr fiskaltrust.Portal. Diese Leistung ist unter anderem in den fiskaltrust.Sorglos-Paketen enthalten, kann jedoch auch als Einzelleistung erworben werden.
- Aufbewahrung des Jahresbeleges über mindestens 7 Jahre
Da Ihre Registrierkasse den Jahresbeleg elektronisch mit fiskaltrust erstellt, brauchen Sie den Jahresbeleg nicht unbedingt ausdrucken und aufbewahren. Mit Thermopapier gelingen dies möglicherweise nicht.
Die elektronische Archivierung über fiskaltrust ist jedoch ausreichend. - Externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls aus der Registrierkasse
Die gesetzlich vorgeschriebene externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP) kann durch Sie manuell oder mit dem entsprechenden Produkt über fiskaltrust vorgenommen werden. Das Datenerfassungsprotokoll muss sowohl in dieser Form als auch in dem speziellen Exportformat dem Finanzamt bei einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden können.
Bitte beachten Sie diese Frist! Falls Sie den Jahresbeleg nach dem 15. Februar prüfen oder die verpflichtende Aufbewahrung nicht durchführen, könnte dies als Finanzordnungswidrigkeit bestraft werden.
Technische Voraussetzungen
- Der Jahresbeleg muss korrekt signiert werden. Sollte z.B. die Signaturerstellungseinheit ausgefallen sein, ist dies zu dokumentieren und die nochmalige Erstellung sowie die Prüfung des Jahresbeleges unmittelbar nach Ende dieses Ausfalles nachzuholen. Mit fiskaltrust lassen sich diese Ausfälle meist durch Erstellung eines Nullbeleges aus der Registrierkasse beenden.
- In Ihrem Kassensystem ist eine Funktion oder ein Menüpunkt z.B. „Erstellung Jahresbeleg“ verfügbar.
Bei Fragen zur Erstellung des Jahresbeleges kontaktieren Sie bitte Ihren Kassenbetreuer, -händler oder -hersteller.
Sonderfälle mit abweichender Regelung
- Kassaabschluss nach Mitternacht: Sie betreiben ein Geschäft, das am 31.12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erwirtschaftet. Dann dürfen Sie den Jahresbeleg nach Geschäftsschluss (Tagesabschluss) bzw. unmittelbar vor Beginn des nächstfolgenden Geschäftstages (innerhalb einer Woche) erstellen.
Grundsätzlich sollte die Erstellung des Jahresbeleges mit dem Jahresabschluss der Registrierkasse (und der Buchhaltung) zusammenfallen. - Saisonbetrieb: Sie betreiben einen Saisonbetrieb und Ihr letzter Barumsatz ist bereits vor dem Monat Dezember angefallen (zB im September), so kann der Jahresbeleg bereits in einem Vormonat oder auch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr (vor dem ersten Beleg) erstellt werden. Nach Erstellung hat die Prüfung des Jahresbeleges (wie oben Punkt 2.) zu erfolgen.
Umfangreiche rechtliche Informationen finden Sie unter https://www.fiskaltrust.at/rechtsgrundlagen
Stand 8.12.2017