Leitfaden zur manipulationsgeschützten Registrierkasse

Diese Checkliste beschreibt die Maßnahmen zur Implementierung der Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen gemäß den Vorgaben des BMF.

1. Klärung der Ausgangssituation

Klärung der Ausgangssituation und Vorbereitungen der Implementierung der Sicherheitseinrichtung
Hinweis: Für geschlossene Gesamtsysteme (gGS) ist ein hiervon abweichender Prozess erforderlich. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse.

Vorgang

Ja: Klären Sie den Funktionsumfanges Ihrer Registrierkasse mit Ihrem Händler.
Möglicherweise benötigen Sie ein Software-Update einen Internet-Zugang oder zusätzliche Hardware.
Achtung! Nicht jede Registrierkasse ist nachrüstbar.

Nein: Ob Sie registrierkassenpflichtig sind, können Sie mit Ihrem Steuerberater klären und danach eine geeignete Registrierkasse anschaffen.

fiskaltrust

fiskaltrust arbeitet mit vielen Kassenherstellern zusammen und stellt den Manipulationsschutz zur Verfügung.
Finden Sie die für Sie passende Registrierkasse bei einem fiskaltrust.Partner
Mit den Sorglos-Paketen erfüllen werden die gesetzlichen Anforderungen optimal unterstützt.

Vorgang

Ja: Die Steuernummer (FANr./StNr.) und/oder UID-Nummer ist bereit zu halten

Nein: Es ist eine Steuernummer (FANr./StNr) und/oder UID-Nummer zu beantragen
(Dies gilt auch für ausländische Unternehmen)

Unterstützung

persönlicher
Steuerberater

Finanzamt oder
persönlicher
Steuerberater

fiskaltrust

Steuerberater aus
der Partner-Liste

Steuerberater aus
der Partner-Liste

Vorgang

Ja: Die Zugangsdaten (Login oder Bürgerkarte) sind bereit zu halten.

Nein: Anfordern von Zugangsdaten oder einer Bürgerkarte.

Für die Automatisierung durch fiskaltrust ist in FinanzOnline ein Registrierkassen-WebService-Benutzer anzulegen.
Mit diesem Benutzer können alle folgenden Kommunikationen mit FinanzOnline automatisiert werden.

Unterstützung

Steuerberater

Finanzamt oder
Steuerberater

fiskaltrust

Steuerberater aus
der Partner-Liste

Vorgang

Ja: Die BMF Belegcheck-App kann aus dem jeweiligen Smartphone-Store installiert werden.

Nein: Es ist ein geeignetes Smartphone, Tablet oder Gerät zur Nutzung des FinanzOnline-WebService zu beschaffen.

Unterstützung

fiskaltrust

mit fiskaltrust
nicht erforderlich

2. Signaturerstellungseinheit beschaffen

Die Signaturerstellungseinheit kann in Form einer SmartCard mit Kartenleser oder als Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) betrieben werden.
Die technische Art der verwendbaren Signaturerstellungseinheit wird durch die verwendete RegK vorgegeben.

Vorgang

SmartCard der zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter (VDA) sowie ein kompatibler Kartenleser können im Handel gekauft werden. Meist bietet der Kassenhändler die erforderliche Hardware an.

Personalisierung durch Beschreiben der SmartCard mit einem Zertifikat.
Hierbei wird mit Hilfe einer speziellen Software das Signatur-Zertifikat (Datei) mit der UID-Nummer, Finanzamt-Nummer/Steuernummer (FA-Nr/St-Nr) oder der Global Location Number (GLN) des Steuerpflichtigen beschrieben.

Unterstützung

Vorgang

Ein Hardware-Sicherheitsmodul (HSM), mit dem über das Netzwerk signiert wird, kann als Server im eigenen Rechenzentrum oder bei fiskaltrust betrieben werden.

Die Personalisierung mit UID-Nummer, Finanzamt-Nummer/Steuernummer (FA-Nr/St-Nr) oder der Global Location Number (GLN) des Steuerpflichtigen erfolgt automatisiert über das Internet.

Unterstützung

VDA

fiskaltrust

automatisiert
Partner-Webhop

3. Inbetriebnahme der Registrierkasse (RegK)

Vorgang

Das Update der Software kann durch den Steuerpflichtigen selbst, einen Support-Techniker oder per Fernwartung durchgeführt werden.

Unterstützung

fiskaltrust

Vorgang

Die Kassenidentifikationsnummer (KA-ID) ist zur Identifikation der RegK und zur Registrierung über FinanzOnline erforderlich.

Unterstützung

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Die Anbindung der Signaturerstellungseinheit (SEE) erfolgt bei Verwendung einer ChipCard mit Kartenleser physisch, bei Verwendung eines HSM über eine möglichst stabile Internet-Verbindung.

Unterstützung

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Mit der Erstellung des Startbelegs wird die RegK in Betrieb genommen und somit das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der eröffnet. Der Startbeleg ist aufbewahrungspflichtig.

Unterstützung

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

  • Seriennummer der SEE(s)
  • Art der SEE (ChipCard oder HSM)
  • Name des Vertrauensdiensteanbieters (VDA)
  • Kassen-Identifikationsnummer (KA-ID)
  • AES256-Schlüssel – eventuell mit Prüfwert

Die Aufbewahrung dieser Informationen ist entweder elektronisch (durch fiskaltrust) oder in Papierform sinnvoll.

Unterstützung

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Anmeldung der Registrierkasse beim Finanzamt

  • Ab 1.4.2017 müssen die Schritte zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (Punkte 1 bis 4) innerhalb einer Woche erfolgen:
    1. Initialisierung der Registrierkasse durch Einrichtung des DEP und Erstellung des Startbelegs muss vor 4. erfolgen.
    2. Registrierung der RegK entweder vor oder spätestens 1 Woche nach der Erstellung des Startbelegs
    3. Registrierung der SEE entweder vor oder spätestens 1 Woche nach der Erstellung des Startbelegs
    4. Prüfung des Startbelegs kann erst nach 1., 2. und 3. erfolgen und muss spätestens 1 Woche nach der Erstellung des Startbelegs erfolgen

Sowohl die Übermittlung der Registrierung über FinanzOnline als auch die erforderliche Prüfung des Startbelegs kann durch fiskaltrust automatisiert erfolgen.
Wählen Sie nach der Empfehlung Ihres Kassenhändlers das für Sie optimale Sorglos-Produkt. https://www.fiskaltrust.at/entgeltblatt

4. Registrierungen über FinanzOnline

Vorgang

Der Einstieg in FinanzOnline kann manuell mit den Zugangsdaten, einer Bürgerkarte (Handy-Signatur) erfolgen.
Der Registrierung über FinanzOnline hat (ab 1.4.2017) innerhalb einer Woche nach der Erstellung des Startbelegs zu erfolgen.

Bei Automatisierung über das fiskaltrust.Portal ist dies nicht erforderlich.

Unterstützung

fiskaltrust.Partner-Steuerberater

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Registrierung der Signaturerstellungseinheit (SEE) in Form einer SmartCard oder eines HSM. Hierbei erfolgt eine Prüfung, über die Datenbank den Vertrauensdiensteanbieter (VDA), ob das Zertifikat des Steuerpflichtigen korrekt (mit UID, StNr, GLN) personalisiert wurde. (siehe oben)

Um Fehler zu vermeiden, sollten die Registrierungsdaten möglichst elektronisch aus der Konfiguration der RegK (CashBox) an FinanzOnline übertragen werden.

Unterstützung

fiskaltrust.Partner-Steuerberater

fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Registrierung der Registrierkasse (RegK) mit eigenem Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP).
Die staatliche Prämie ist von der Anzahl der gemeldeten Registrierkasse (RegK) (x EUR 200,-) oder der Anzahl der Eingabestationen (x EUR 30,-) abhängig und wird mit der Steuererklärung (Formular E108c) beantragt.

Um Fehler zu vermeiden, sollten die Registrierungsdaten möglichst elektronisch aus der Konfiguration der RegK (CashBox) an FinanzOnline übertragen werden.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Ein Authentifizierungscodes ist zur Prüfung der Start- und Jahresbelege über die BMF Belegcheck-App (siehe oben) erforderlich.

Bei Automatisierung über das fiskaltrust.Portal ist dies nicht erforderlich.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

5. Startbelegprüfung

Vorgang

  • Scannen des QR Codes oder Strichcodes oder Eingabe des Links des Startbeleges über die Smartphone-App
  • Freischaltung der Prüfung in der App mit dem über FinanzOnline erteilten Authentifizierungscodes
  • Prüfergebnis verifizieren – eventuelle Fehler mit dem Händler klären

Bei Automatisierung über das fiskaltrust.Portal ist dies nicht erforderlich.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Durch die Übertragung von XML-Dateien an FinanzOnline kann die Registrierung sowie Belegprüfung über FinanzOnline automatisiert werden.

Bei Automatisierung über das fiskaltrust.Portal ist dies nicht erforderlich.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

6. Laufender Betrieb

Vorgang

  • Registrierkassenpflicht
    • Beleginhalte
    • Summenzähler
    • AES-Verschlüsselung
    • Belegverkettung
    • Signaturerstellung
    • Datenerfassungsprotokoll nach RKSV (RKSV-DEP) und Bundesabgabenordnung (E131-DEP)
  • Belegerteilungspflicht
    • Elektronischer Beleg oder Papierbeleg

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

Unterstützung

fiskaltrust.Partner-Steuerberater

Vorgang

  • Monatsbeleg
  • Kassennachschau-Beleg (KN-Beleg)

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

Unterstützung

fiskaltrust.Partner-Steuerberater

Vorgang

Die Meldung von Ausfällen über 48 Stunden, Außerbetriebnahmen, Wiederinbetriebnahmen müssen entsprechend der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) innerhalb einer Woche über FinanzOnline erfolgen.

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

Unterstützung

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fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Nach jedem Ausfall einer Signaturerstellungseinheit (SEE) ist ein Sammelbeleg entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu erstellen und zu archivieren.

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

Unterstützung

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fiskaltrust

automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (RKSV-DEP) hat entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zumindest durch eine externe und unveränderbare Speicherung zu erfolgen.

Dies erfolgt über die Server von fiskaltrust, welche vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind.

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Die Sicherung des gesamten Datenerfassungsprotokolls (E131-DEP) hat entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und der Bundesabgabenordnung (BAO) zu erfolgen.

Dies erfolgt über die Server von fiskaltrust, welche vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Zur Stilllegung der Registrierkasse (RegK) ist ein Sammelbeleg entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) zu archivieren.

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

Unterstützung

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automatisiert über das fiskaltrust.Portal

Vorgang

Zum Ende jedes Kalenderjahres ist ein Sammelbeleg entsprechend den Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll (RKSV-DEP) zu archivieren.

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

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7. Staatliche Prämie und Sofortabschreibung

Die Prämie ist über das Formular E108c  zu beantragen.

5. Prämie für die Anschaffung/Umrüstung einer Registrierkasse oder eines Kassensystems im Sinne des § 131b BAO

Zwischen dem 1. Jänner und 31. Dezember 2016 erfolgte eine Anschaffung oder Umrüstung einer elektronischen Registrierkasse oder eines elektronisches Kassensystems für den Einsatz im eigenen Betrieb. Dafür wird eine Prämie beantragt. Die Prämie beträgt: [Einzutragen in KZ „PRK“]

Einzutragen in KZ „PRK“

Wurde zwischen 1. Jänner und 31. März 2017 für den Einsatz im eigenen Betrieb eine elektronische Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem angeschafft oder eine Umrüstung eines schon bestehenden Aufzeichnungssystems zur Erfüllung der Voraussetzungen des § 131b der Bundesabgabenordnung vorgenommen, kann eine Prämie für 2017 in Anspruch genommen werden (siehe § 124b Z 296 EStG 1988).

Die Prämie beträgt 200 Euro pro Registrierkasse bzw. im Falle eines elektronischen Kassensystems 30 Euro pro Erfassungseinheit, zumindest 200 Euro pro Kassensystem.
Für alle im Jahr 2017 angeschafften und/oder umgerüsteten Registrierkassen ist die Prämie in einer Gesamtsumme geltend zu machen.

Kontaktieren Sie uns bei Bedarf über info@fiskaltrust.at

Unterstützung

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Die Sofortabschreibung der Anschaffungskosten ist zu berücksichtigen.

Kontaktieren Sie uns bei Bedarf über info@fiskaltrust.at

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8. Zertifizierungen (freiwillig)

Vorgang

Kontaktieren Sie uns bei Bedarf über info@fiskaltrust.at

Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

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Vorgang

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Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

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Vorgang

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Diese Vorgänge werden durch fiskaltrust unterstützt.

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Eine Zertifizierung durch das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) bzw. ein Finanzamt ist NICHT möglich.

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